Wat is data entry en waarom moet je dit uitbesteden

Wat is data entry?

Gegevens verwerken; vrijwel ieder bedrijf krijgt ermee te maken. Of het nu gaat om het invoeren van facturen, interviewverslagen of enquête-uitslagen: het is belangrijk dat data op de juiste manier wordt ingevoerd. Toch behoort data entry niet vaak tot een van de belangrijkste taken van een bedrijf. Hierdoor worden er al snel fouten gemaakt. Zonde, want dit is eigenlijk niet nodig! 

In dit artikel leggen we uit wat data entry is. Ook vertellen we waarom het door veel bedrijven wordt uitbesteed. 

Wat is data entry?

Tegenwoordig werkt iedere organisatie met data. Vaak gaat het om grote hoeveelheden gegevens en informatie die belangrijk zijn voor het succes van een bedrijf. Bij data kunt u denken aan foto’s, video’s, inloggegevens, factuurgegevens, interviews, ingesproken teksten en nog veel meer. Maar wat is data entry dan precies?

Data entry betekent gegevensverwerking; de data wordt verwerkt in een database. In deze database worden alle gegevens op een overzichtelijke manier opgeslagen. Dit is handig aangezien u de informatie op deze manier sneller en eenvoudiger terug kunt vinden. 

Vrijwel alle soorten data kunnen worden opgeslagen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om gegevens vanuit PDF-bestanden, Word-bestanden en Excel spreadsheets te verwerken en digitaal op te slaan. 

Waarom data entry uitbesteden?

Wist u dat data entry heel vaak wordt uitbesteed door bedrijven? Gegevensverwerking is niet vaak een van de kernactiviteiten van een bedrijf, maar het is wel heel belangrijk. Aangezien we te maken hebben met wet- en regelgeving is het essentieel dat data entry op de juiste manier gebeurt. Informatie moet via de AVG-wetgeving worden verwerkt en opgeslagen. Door data entry uit te besteden, bent u verzekerd van een hogere nauwkeurigheid dankzij de expertise van de werknemers. 

Daarnaast kunt u kosten besparen door gegevensverwerking uit te besteden. U hoeft namelijk geen werknemers in dienst te nemen en op te leiden (wat bovendien veel tijd kan kosten). Daarnaast hoeft u zich geen zorgen te maken over de aanschaf en het onderhoud van benodigde software.

Waarom data entry uitbesteden

Wat kan ik precies uitbesteden? 

Aangezien data bestaan uit allerlei soorten gegevens, kunnen vrijwel alle soorten gegevens en informatie worden ingevoerd en verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Klantgegevens
  • Enquêtegegevens
  • Financiële gegevens
  • Facturen
  • Bestellingen
  • Complexe data uit juridische documenten
  • Gegevens uit social media campagnes
  • Gegevens uit e-mailcampagnes

Daarnaast is het ook mogelijk om papieren documenten te laten scannen en digitaliseren. Ook wanneer u zelf al een grote database of klantenlijst heeft, kunt u deze laten bijwerken door een externe partij.

Data entry door Strongbow CC

Na het lezen van dit artikel heeft u antwoord gekregen op de vraag: wat is data entry? Ook weet u wat de voordelen zijn van data entry uitbesteden

Overweegt u om de gegevensverwerking van uw bedrijf uit te besteden? Of het nu gaat om klantgegevens, facturen, bestellingen of heel iets anders, Strongbow CC helpt u graag. Onze data-professionals zijn nauwkeurig en gebruiken de meest geavanceerde technologie. Wij zorgen er niet alleen voor dat uw data snel, maar ook nauwkeurig wordt verwerkt. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken. Naast informatieverwerking schakelt u ons ook in voor klantenservice of social media uitbesteden.

Veel gestelde vragen over data entry:

Welke software wordt vaak gebruikt bij data entry?

Software die vaak wordt ingezet bij data entry zijn Excel spreadsheets en Word-bestanden, maar ook audio software en gespecialiseerde database software wordt gebruikt. 

Welke vaardigheden zijn belangrijk voor data entry?

Voornamelijk nauwkeurigheid en aandacht voor detail zijn belangrijk voor data entry aangezien alle gegevens correct en volledig moeten worden ingevoerd. Daarnaast zijn ook goede typevaardigheden en een optimale kennis van databases en invoerprogramma’s onmisbaar. 

Wat is de belangrijkste reden dat bedrijven kiezen voor het uitbesteden van data entry?

De belangrijkste reden waarom bedrijven kiezen voor het uitbesteden van data entry is de kostenbesparing die het oplevert. Bovendien profiteren bedrijven van de expertise van specialisten en kunnen zo de efficiëntie verhogen.